Etichetta nel prendere e mantenere gli appuntamenti

Hai mai aspettato con impazienza di vedere qualcuno, solo per essere deluso perché si è dimenticata di metterlo sul suo calendario? Non è mai bene dimenticare gli appuntamenti o essere costantemente in ritardo in situazioni professionali o sociali.

Pianificazione

Prima di pianificare gli appuntamenti, guarda il tuo calendario e controlla i conflitti. È meglio far sapere all'addetto alla reception che sei impegnato piuttosto che prenotarlo e doverlo cambiare in seguito.

Non importa che tipo di appuntamento stai prenotando: medico, dentista, parrucchiere, unghie o qualsiasi tipo di consultazione. La persona con cui stai incontrando probabilmente dipende dagli appuntamenti mantenuti per guadagnarsi da vivere.

Conferma

Molti medici, dentisti e altri professionisti chiamano, inviano messaggi di posta elettronica o messaggi per confermare gli appuntamenti. Rispondi non appena lo vedi. Se non puoi fissare l'appuntamento, usa questa opportunità per modificare l'ora. Non pensare che ignorarlo ti annulli.

Conflitti e riprogrammazione

La maggior parte dei professionisti sa che i conflitti possono sorgere all'ultimo minuto e faranno del loro meglio per riprogrammarti per un momento più conveniente. Chiama, scusa per l'inconveniente e scegli un'altra volta che funzioni per entrambi. Se non sei sicuro di un orario specifico, non prenotare un appuntamento perché non vuoi essere conosciuto come un cambio di programma cronico.

Quando devi riprogrammare, dai all'altra persona l'opportunità di farti sapere quando è disponibile. Non continuare a parlare di quanto sei impegnato. Ciò non vola poiché l'altra persona è probabilmente altrettanto occupata. Devi anche essere tu a chiamare e modificare l'appuntamento. Affidarsi a un assistente potrebbe riportarti nella stessa posizione di dover riprogrammare di nuovo perché potrebbe esserci qualcosa sul tuo calendario di cui lui o lei non è a conoscenza.

Chiama sempre per riprogrammare piuttosto che fare affidamento su SMS o e-mail. La conversazione avanti e indietro può far risparmiare tempo e rancore. Dichiara il tuo nome, chiedi se questo è un buon momento per discutere la riprogrammazione e rispondi semplicemente che non puoi fissare l'appuntamento. Questo non è il momento per scuse stupide.

Sii puntuale

Impegnati a presentarti all'appuntamento all'ora designata. Non trovare scuse per essere in ritardo. Consenti la congestione del traffico se guidi nelle ore di punta. Concediti cinque o dieci minuti in più per tenere conto di eventuali ritardi imprevisti.

Se sai che non puoi fissare l'appuntamento in tempo, chiama il prima possibile. Non aspettare fino a quando dovresti essere lì o più tardi. Assicurati di avere il numero disponibile da chiamare sul tuo cellulare se rimani bloccato in un ingorgo.

Anche se il medico ha una storia di overbooking, dovresti mantenere la tua fine dell'accordo. Puoi discutere della tua insoddisfazione se non sei contento di dover aspettare, ma non essere intenzionalmente in ritardo.

Ecco alcune regole di base per i tempi migliori per arrivare:

• Colloqui di lavoro: 5 minuti prima, a meno che non ti venga chiesto di arrivare prima per compilare più documenti.
• Riunione d'affari: 5 minuti prima per sedersi prima dell'inizio della riunione.
• Appuntamento medico o dentistico: da 5 a 10 minuti in anticipo a meno che tu non sia un paziente per la prima volta e debba compilare moduli medici.
• Parrucchiere, barbiere o salone di bellezza: 5 minuti in anticipo. Se ti presenti in ritardo, potresti scoprire che il tuo appuntamento è stato dato a un walk-in o qualcuno in lista d'attesa.
• Cena: tempo specificato fino a 5 minuti di ritardo. Non vuoi arrivarci mentre l'host si sta ancora preparando.
• Riunione con gli amici: 5 minuti prima fino al giusto in tempo. Chiama se sei in ritardo.
• Matrimonio o funerale: almeno 15 minuti in anticipo. Non vuoi arrivare quando è ora che la sposa percorra la navata. Dovrai esprimere la tua solidarietà alla famiglia del defunto e trovare il tuo posto prima che inizi il funerale.

Mancata presentazione

Una delle cose più scortesi che puoi fare è fissare un appuntamento e non onorarlo. Quando semplicemente non ti presenti, stai mostrando all'altra persona che non ti importa del suo tempo.

Il valore del tempo diventa più prezioso man mano che diventiamo più impegnati nella vita, quindi quando pianifichi un appuntamento con qualcuno, devi vederlo come un bene prezioso. Non sprecare mai intenzionalmente quel tempo o trattarlo senza il rispetto che merita. Se pianifichi un appuntamento, la corretta etichetta impone di mantenerlo.