Etichetta delle riunioni di lavoro

Lavori per un'azienda che ha frequenti riunioni? Ti sei mai chiesto cosa dovresti fare e qual è considerato un comportamento corretto in queste riunioni? Temi di partecipare alle riunioni perché temi di poter commettere un passo falso che potrebbe mettere a repentaglio la tua posizione o le tue opportunità di avanzamento?

In genere, manager, team leader o dirigenti aziendali si riservano il diritto di avviare riunioni di lavoro quando ne sentono la necessità. Che si tratti di eventi programmati regolarmente o chiamati per uno scopo specifico, tutti i presenti dovrebbero seguire le linee guida dell'etichetta aziendale.

Capo

Prima dell'incontro, è essenziale che tutto sia organizzato in modo da non sprecare tempo prezioso a nessuno. Vuoi che funzioni nel modo più fluido e puntuale possibile, ma lascia comunque tempo per domande e feedback, se possibile. La chiave è mostrare rispetto per tutte le persone coinvolte.

Ecco alcune linee guida consigliate:

• Avere un'agenda scritta con una sequenza logica e tempi realistici. Se il tempo e le risorse lo consentono, invia una copia a tutti coloro che parteciperanno.
• Invia un invito ai potenziali partecipanti con il maggior numero possibile di dettagli sulla riunione, inclusi luogo, ora di inizio, cosa portare e ora di fine.
• Inizia con un saluto amichevole e fai sapere a tutti quando va bene fare domande.
• Prendi dell'acqua sul podio o davanti alla stanza e sorseggiala tra gli argomenti o quando qualcun altro sta parlando.
• Non hai bisogno di scrivere il tuo discorso alla lettera, ma dovresti almeno avere punti elenco nelle tue note. Non farlo potrebbe farti saltare da un argomento a un altro e perdere traccia di ciò che devi dire. Questo può farti perdere tempo e lasciare i partecipanti a chiedersi quale sia il punto dell'incontro.
• Sii consapevole del linguaggio del corpo dei tuoi partecipanti. Se vedi che le persone stanno perdendo interesse, fermati e controllati per assicurarti di non ripetere le informazioni o di non dedicare troppo tempo a qualcosa che non è rilevante.
• Avere alcuni aneddoti per mantenere la riunione interessante. Tuttavia, evita di raccontare barzellette inappropriate che abbiano anche un accenno di sessismo, razzismo o qualsiasi altra cosa che possa offendere gli altri.
• Non rubare mai le idee degli altri e chiamarle tue. Dai sempre credito agli altri per idee e compiti di successo.
• Anche se va bene muoversi un po ', non camminare avanti e indietro sul davanti della stanza. Questo ti fa sembrare nervoso.
• Durante il periodo di domande e risposte, resta in silenzio fino a quando la persona che chiede non finisce prima di rispondere. Se non capisci la domanda, chiedigli di ripeterla o di spiegare ulteriormente la domanda.
• Se qualcuno sembra arrabbiato o ostile, mantieni la calma e chiedi alla persona di discuterne con te in un secondo momento.
• Se possibile, termina la riunione prima. È meglio che sia più breve che perdere l'attenzione dei presenti.

Partecipanti

Tutti coloro che sono chiamati alla riunione dovrebbero partecipare a meno che le circostanze non lo permettano. Se sei a conoscenza della riunione in anticipo, valuta la possibilità di dedicare più tempo alla cura personale per mostrare rispetto per i supervisori che partecipano. Vestiti in modo appropriato per il livello aziendale.

Suggerimenti sulle buone maniere per le riunioni:

• Se ti viene chiesto di inviare un messaggio di conferma, fallo non appena entri nella riunione sul tuo calendario.
• Presentati in tempo. Arrivaci qualche minuto prima, se possibile.
• Controlla il tuo cellulare e assicurati che sia in modalità silenziosa o spento. Non dovresti mai inviare messaggi di testo durante una riunione a meno che il leader non te lo chieda per una persona specifica.
• Se vengono serviti rinfreschi, una bevanda è accettabile. Tuttavia, a meno che tutti gli altri non stiano mangiando, aspetta fino alla fine della riunione per fare uno spuntino.
• Se si tratta di un pranzo di lavoro, porta il cibo in tavola e mangialo nel modo più silenzioso possibile e senza richiamare l'attenzione su di te.
• Non chattare o scambiare note con altri partecipanti. Questo è molto dirompente e può dare l'impressione che tu non prenda abbastanza sul serio il tuo lavoro da prestare molta attenzione a ciò che viene discusso.
• Se sei chiamato, rispondi il più direttamente possibile. Quando non conosci la risposta, chiedi scusa e sii onesto. Nessuna risposta è migliore di quella sbagliata.
• Dopo l'incontro, ringrazia l'oratore.
• Non indugiare nella sala riunioni più a lungo del necessario. Uscire ti farà sembrare ozioso e non vuoi che il capo pensi che stai usando l'incontro per sottrarti ai tuoi doveri.

Riunioni in un ristorante

A volte viene convocata una riunione per il pranzo e può essere tenuta in un ristorante. Anche se questo è lontano dall'ufficio, ricorda che sei ancora al lavoro.

Ulteriori suggerimenti per riunioni per riunioni al ristorante:

• Non dimenticare mai le tue buone maniere a tavola.
• Gestisci le disavventure durante i pasti con grazia e buone maniere.
• Usa gli utensili adeguati. In caso di dubbi su quale biforcazione va con ogni corso, seguire la persona che guida la riunione.
• Se ti trovi in un ristorante a buffet, conosci le buone maniere per aiutare te stesso.
• Segui le linee guida corrette per mangiare stuzzichini.