Come pianificare e organizzare un trasferimento in ufficio o in azienda?

Spostare la tua azienda in una nuova sede è un processo in più fasi che richiede un'attenta pianificazione e diversi passaggi di preparazione. Come con qualsiasi progetto di grandi dimensioni, è meglio dividere il carico di lavoro e assegnare compiti specifici a diversi dipendenti. Iniziare presto il processo e mantenere una comunicazione aperta e frequente sono le chiavi per un trasferimento di successo e meno stressante.

Crea una sequenza temporale

Crea una sequenza temporale che includa tutte le fasi essenziali del tuo trasloco. Per assicurarti che il programma sia fattibile, discuti il piano con tutti i membri del team coinvolti nel trasferimento. Sii realistico riguardo a quanto tempo ti servirà. Un piccolo ufficio potrebbe richiedere almeno tre mesi per prepararsi, mentre un ufficio medio-grande potrebbe aver bisogno di pianificare da sei a otto mesi o più. In ogni caso, la chiave è iniziare il prima possibile.

Progetta il nuovo spazio

Il prossimo passo è raccogliere tutte le informazioni disponibili sul nuovo spazio. Prova a ottenere progetti o un layout del pavimento in modo da poter identificare i componenti chiave, come prese elettriche e spazio di archiviazione, e iniziare a progettare il nuovo layout dell'ufficio. È anche una buona idea avere un piano di layout generale per il tuo spazio attuale in modo da poter confrontare i due. Se ci sono aree nell'ufficio attuale che non funzionano, identificale ora in modo che gli stessi problemi possano essere evitati nel tuo nuovo spazio.

Inoltre, fare un elenco dei potenziali problemi con il nuovo spazio, come una reception più piccola o una minore capacità di archiviazione, o forse uno spazio aperto più grande che richiede più cubicoli o pareti temporanee. Potrebbe essere necessario assumere falegnami, imbianchini, elettricisti, installatori di sistemi o altri professionisti per costruire muri, aggiungere cavi o apportare modifiche estetiche prima di trasferirti.

Crea la tua squadra in movimento

Per uffici di medie e grandi dimensioni, nominare qualcuno (o chiedere volontari) di ogni dipartimento o divisione per coordinare la propria area specifica. Questo può essere assegnato al supervisore o al manager del reparto, che può quindi assicurarsi che ogni dipendente si assuma la responsabilità di imballare la scrivania, i file e gli oggetti personali. Per gli uffici più piccoli, potresti essere da solo. In tal caso, individua alcune persone chiave che potrebbero essere in grado di aiutarti a coordinare il trasloco.

Il tuo team può anche aiutarti a identificare i problemi attuali con il vecchio spazio e trovare possibili soluzioni per il nuovo ufficio. Questo è un ottimo modo per incorporare altri punti di vista e per ottenere il consenso in movimento, soprattutto se alcuni dipendenti non supportano il cambiamento.

Condurre riunioni regolari

Nel tuo programma, fissa riunioni regolari per discutere del trasferimento e dei suoi progressi con tutti i dipendenti. È importante tenere tutti informati e trovare il tempo per rispondere alle preoccupazioni e ai commenti dei dipendenti. Il trasferimento è stressante per tutte le persone coinvolte e può essere più stressante se le decisioni non vengono comunicate adeguatamente.

Determina il tuo budget

Se hai un importo di budget specifico assegnato per il tuo trasloco, è importante identificare i costi prima di assumere i traslochi o anche prima di imballare la prima scatola.

Assegna compiti

Chiedi al tuo team in movimento di creare un elenco di attività che devono essere completate nelle settimane prima del trasferimento e assicurati che le attività critiche vengano aggiunte alla sequenza temporale / pianificazione. Chiedere a ogni responsabile di reparto o supervisore cosa è richiesto dalla propria area, che può includere fornitori di servizi specializzati, come installatori di linee telefoniche o specialisti di reti di computer. Assicurati anche che le aree comuni siano coperte, come l'area della reception, la hall e gli spazi di archiviazione.

Assumi i traslocatori

L'assunzione di traslochi è uno dei compiti più critici per trasferire un'azienda e ci sono società di traslochi specializzate in traslochi di uffici. Come ogni trasloco domestico, è importante assicurarsi che l'azienda sia affidabile e che si riceva il miglior servizio per il costo. Fai le tue ricerche, fai le domande giuste e chiedi all'azienda di venire nel tuo ufficio per valutare il tuo trasferimento.

Questa attività può essere assegnata a una persona o gruppo o ad alcune persone diverse, con ciascuna che chiama società specifiche e quindi confronta le note. In ogni caso, inizia presto per assicurarti di ottenere il prezzo migliore e adatto alle tue esigenze.

Crea un elenco di contatti

Un elenco di contatti aiuta a garantire che tutte le persone con cui intrattieni affari, inclusi fornitori e clienti, sappiano che ti stai trasferendo. È una buona idea assegnare questo compito a una persona che supervisiona per evitare che i contatti cadano attraverso le fessure. La notifica a clienti e clienti richiede comunicazioni specifiche sulla tua nuova posizione e su come opererà l'azienda durante il trasloco. Tali informazioni sono essenziali per garantire che i tuoi clienti non vadano altrove per i tuoi servizi.