Chi avvisare quando si trasferisce un ufficio o un'azienda?

Spostare un ufficio è complicato. Con così tante cose da fare, è facile trascurare compiti più piccoli, ma vitali. Per mantenere il tuo ufficio in pista, assicurati di avere una lista di controllo delle attività essenziali per aiutare il tuo ufficio a muoversi e usa la seguente guida all'elenco di controllo che assicurerà che nulla venga lasciato incompiuto.

Clienti e clienti

È una buona idea informare prima la tua base di clienti del trasferimento, preferibilmente almeno un mese prima che avvenga. Fornisci informazioni sulla nuova posizione, inviando una lettera formale o un'e-mail con una mappa allegata o allegata a tutti nel database della tua azienda. Oppure, nel caso di un negozio al dettaglio, posizionare una mappa e un cartello di notifica sulla porta d'ingresso e fornire un piccolo volantino ad ogni acquisto. Pubblica le informazioni sulla tua pagina web con indicazioni facili da seguire e tutti i dettagli che indurranno i tuoi clienti a tornare, questo potrebbe includere una vendita "trasloco" o una festa di apertura ufficiale.

Dovresti anche far sapere ai tuoi clienti se chiuderai durante il trasloco o se ridurrai le tue ore: questo sarà un avviso fondamentale per garantire che i clienti non siano frustrati se la tua porta è chiusa a chiave. Sapere in anticipo quando sarai aperto agli affari ti farà risparmiare molte telefonate dai tuoi clienti e impedirà loro di rivolgersi al tuo concorrente per il servizio. In altre parole, fai conoscere ai tuoi clienti il tuo piano per servirli durante la transizione.

Fornitori di servizi, venditori e agenzie governative

Informa i servizi e i fornitori che la tua azienda utilizza regolarmente. Può includere una società di stampa, un corriere, un negozio di forniture per ufficio o un provider di servizi Internet.

Banche e assicurazioni

Le banche richiederanno una notifica anticipata: sarà necessario modificare l'indirizzo sugli assegni aziendali, quindi far stampare gli assegni e informare le società di carte di credito e qualsiasi altro istituto finanziario o fornitore di servizi. Puoi decidere che la tua azienda trarrebbe vantaggio dal trasferimento di conti aziendali da una banca all'altra o da una filiale all'altra: parla con il tuo rappresentante della banca sui servizi disponibili nella nuova posizione / quartiere.

Anche le compagnie di assicurazione devono essere informate in anticipo. Dovranno valutare il nuovo spazio e fornirti una nuova stima, se applicabile. Questo è un ottimo momento per parlare con il tuo assicuratore del trasferimento dell'assicurazione e di ciò di cui avrai bisogno per assicurarti che il tuo ufficio sia protetto.

Modificare i messaggi telefonici in arrivo

Oltre all'aggiornamento delle informazioni aziendali e dei materiali di marketing, ci sono altri modi in cui puoi assicurarti che il pubblico venga a conoscenza della mossa imminente. Aggiungere una notifica alla segreteria telefonica / al servizio di posta vocale indicando la data del trasloco, il luogo in cui ci si sposta e in che modo ciò potrebbe influire sul servizio. Assicurati di fornire le informazioni di contatto per quei clienti che potrebbero avere dubbi specifici.

Chiedi ai dipendenti di cambiare anche la linea di posta vocale dell'ufficio diretto con le informazioni in movimento e il nuovo indirizzo. Anche in questo caso, è un modo semplice per ricordare ai contatti il trasferimento e informare coloro che non sono nel database dei contatti della modifica.

Cambia la linea della tua firma

L'aggiunta di un avviso nella riga della firma e-mail per tutti i dipendenti garantisce che ogni e-mail inviata ricorderà al destinatario il trasloco imminente. Questo è un ottimo modo per raggiungere le persone che non sono nell'elenco dei contatti dell'azienda.

Timbro corrispondenza in uscita

Acquista un francobollo rosso con la dicitura "Nota nuovo indirizzo": questi francobolli possono essere generalmente acquistati presso un negozio di forniture per ufficio. Timbra la carta intestata aggiornata per assicurarti che i destinatari siano a conoscenza del cambio di indirizzo. Tieni presente che questo passaggio di notifica potrebbe non essere applicabile fino al completamento dello spostamento.

Telefono

Questa dovrebbe essere la prima utility che contatti in merito al tuo trasloco: vuoi assicurarti che la tua attività rimanga aperta durante il trasloco o che ci siano meno interruzioni possibili. Fai sapere alla compagnia telefonica quando è il trasloco e chiedi che i telefoni siano installati e pronti per funzionare nella nuova posizione il giorno prima della data di trasloco. Ciò garantisce che il sistema sia attivo e funzionante il primo giorno nella nuova posizione.

Chiedi all'azienda di impostare un sistema di inoltro di chiamata a partire dal giorno del tuo trasloco. Se la tua azienda sta cambiando i numeri di telefono, richiedi che venga aggiunto un avviso al tuo vecchio numero per informare i chiamanti del cambio di numero di telefono. Dopo esserti trasferito, è una buona idea chiamare il tuo vecchio numero per assicurarti che il servizio sia attivo. Inoltre, assicurati che il tuo nuovo numero e indirizzo aziendale siano aggiornati nella rubrica e nella rubrica successiva.

Account di ufficio postale, posta elettronica e social media

Avvisa l'ufficio postale del tuo trasloco e fai in modo che la posta venga inoltrata per alcuni mesi dopo il trasloco. Come notato in precedenza, aggiungi un avviso di trasloco alle righe della firma dei dipendenti prima del trasloco e anche dopo il trasloco; dopo lo spostamento la firma dovrebbe chiedere al destinatario di prendere nota del cambio di indirizzo e delle informazioni di contatto. Anche i corrieri regolari che ritirano e consegnano i pacchi presso il tuo ufficio dovrebbero essere informati del cambio di indirizzo e di eventuali modifiche ai servizi.