Come comunicare al personale quando si sposta un ufficio o un'azienda?

La maggior parte delle organizzazioni con più di una manciata di persone deve disporre di una solida strategia di comunicazione sia per le comunicazioni interne che per quelle esterne. Che si tratti di notifiche su modifiche alle politiche, procedure quotidiane o qualsiasi cosa sotto il sole, i dipendenti devono sapere cose importanti.

Ciò include anche lo sviluppo di un piano per un trasloco di ufficio e lo sviluppo di una lista di controllo per il trasloco.

Sebbene tu possa pensare che ci siano così tanti passaggi per pianificare un trasloco in ufficio che non hai il tempo nemmeno di prendere in considerazione le comunicazioni, hai davvero bisogno di un giorno o due per creare una strategia solida che manterrà consapevoli sia i dipendenti che i tuoi clienti delle prossime modifiche.

Molto importante, vuoi mantenere i tuoi dipendenti direttamente coinvolti nel trasloco poiché probabilmente saranno i più colpiti dal trasloco.

Messaggi interni chiave

I messaggi chiave dovrebbero riguardare i tempi, l'imballaggio, la chiusura degli uffici, la nuova disposizione degli uffici e i dettagli sulla nuova posizione.

• Sequenza temporale: assicurati di elencare tutti i passaggi chiave del trasferimento in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi e quando.
• Istruzioni per l'imballaggio: fornire al personale istruzioni su come imballare i propri uffici o cubicoli per il trasloco. Ciò dovrebbe includere dove trovare i materiali di imballaggio, cosa sono responsabili per l'imballaggio e le scadenze.
• Avviso in anticipo di eventuali chiusure di uffici: durante il trasloco, potrebbe essere necessario chiudere l'ufficio per consentire l'imballaggio e lo spostamento finali di attrezzature e mobili per ufficio. Assicurati che il tuo personale sia a conoscenza di queste date e se e come l'attività continuerà durante il trasloco e come ciò influenzerà il loro programma di lavoro e il carico di lavoro.
• Nuova planimetria degli uffici: il personale vorrà sapere in anticipo come sarà il nuovo spazio e come saranno allestiti gli uffici. Avranno ancora il proprio spazio o saranno ora in un cubicolo o in un open space? Assicurati di creare un modo per informare il personale di come potrebbe cambiare il loro spazio di lavoro.
• La nuova posizione, il parcheggio e le opzioni per il tragitto giornaliero: fornire al personale tutte le informazioni di cui ha bisogno sulla nuova posizione in modo che possa preparare il trasporto verso il nuovo spazio.

Modi per comunicare gli obiettivi al personale

Il modo in cui consegnare il messaggio dovrebbe essere deciso dal tipo di messaggio che è. Ad esempio, la sequenza temporale potrebbe essere facilmente fornita tramite la intranet aziendale; considerando che le chiusure degli uffici possono essere presentate al meglio durante una riunione del personale per garantire che sia possibile porre domande e rispondere.

• Intranet: per quelle aziende o organizzazioni che dispongono di una intranet, questa è solitamente la migliore piattaforma per la maggior parte dei messaggi. Consente di aggiornare facilmente file e informazioni che possono raggiungere tutti i dipendenti.
• Riunioni di persona: indipendentemente dal messaggio, le riunioni del personale sono un buon posto per fare annunci e dare al personale la possibilità di avere una discussione completa. Puoi anche utilizzare il tempo della riunione per rivedere come verranno comunicate le informazioni in modo che il personale sappia che sarà tenuto informato.
• E - mail: sebbene l'e-mail sia facile, non è sempre il modo migliore per trasmettere le informazioni. Non vuoi inviare così tante email che le persone non riescono a trovare le informazioni quando ne hanno bisogno. Se usi la posta elettronica, assicurati di usarla solo per far sapere alle persone dove possono ottenere le informazioni.
• Cartelle comuni: se non si dispone di una intranet, creare una cartella comune su un'unità di rete a cui tutti possono accedere.
• Bacheca: puoi utilizzare uno spazio fisico per pubblicare informazioni. Le persone possono controllarlo spesso e fornisce anche un luogo in cui le persone possono riunirsi e discutere le loro preoccupazioni.