Per quanto tempo conservare i documenti e cosa distruggere?

Le pile di carta sono una seccatura e la gestione di un sistema di archiviazione domestica può essere una seccatura. Tuttavia, devi aggrapparti ad alcuni documenti perché non sai mai quando ne avrai bisogno.

Quanto tempo ti occorre per conservare tasse, ricevute, estratti conto e altri documenti importanti? Ogni tipo di documento è diverso, quindi assicurati di conservare tutti i tuoi documenti abbastanza a lungo prima di accendere il distruggidocumenti, anche se pensi di aver finito con loro.

Mantenere un sistema di archiviazione domestico funzionante

Una chiave per creare un sistema di archiviazione domestico funzionante è iniziare a ridurre la quantità di carta che ricevi. Può davvero ridurre la quantità di carta che dovrai distruggere o archiviare. Ciò significa sbarazzarsi della posta indesiderata, registrarsi per le fatture elettroniche e non accettare volantini, coupon che non userete mai, cataloghi che non leggerete mai o altri oggetti effimeri a cui sentite di dover aggrapparvi quando sapete di non averne 't.

Se lasci che questa fase di preordinamento sfugga di mano, potresti davvero iniziare a lottare con il disordine della carta. Può persino arrivare al punto in cui ti senti come se stessi accumulando. In questi casi, può essere molto utile contattare un professionista che possa guidarti attraverso il processo di decluttering.

Il secondo passo è assicurarsi di disporre di un buon sistema di gestione della posta. Più efficientemente gestisci la posta quando arriva, meno spesso dovrai fare una grande sessione di archiviazione, distruzione e riciclaggio.

Crea un sistema elettronico

Sbarazzarsi dell'archiviazione cartacea impostando un sistema di archiviazione elettronico ti farà risparmiare spazio e ti libererà dal disordine della carta. Al giorno d'oggi, un sistema di archiviazione elettronico ha molto senso perché è più facile che mai.

Per iniziare, è necessario uno scanner e un luogo in cui archiviare i file: un sistema di cartelle su un computer e un backup nel cloud, nonché un disco rigido esterno. Più backup hai, a casa e fuori sede, più sarai preparato ad abbandonare la pila di scartoffie senza preoccuparti di perdere qualcosa di importante.

Imposta cartelle generali per diversi tipi di documenti (ad esempio famiglia, tasse, auto, certificati di nascita, ecc.) Non è necessario essere troppo precisi con l'archiviazione dei documenti poiché i sistemi di archiviazione elettronica sono ricercabili.

Quindi, scansiona ogni documento e memorizzalo in una cartella in base al contenuto. Assicurati di assegnare a ciascuno un nome file univoco per descriverlo in modo che possa essere trovato rapidamente tramite la funzione di ricerca del tuo computer. Inoltre, l'aggiunta della data alla fine del nome del file può aiutarti a distinguere lo stesso tipo di documento da periodi di tempo diversi. Ad esempio, invece di chiamare la bolletta utilitystatement.pdf, chiamala utilitystatement-Feb2019.pdf.

Sono disponibili anche numerose app che possono aiutarti a registrare e archiviare rapidamente una varietà di documenti. Molti possono essere gestiti tramite il tuo smartphone o tablet, così puoi sbarazzarti delle scartoffie (soprattutto delle ricevute) quando non sei nemmeno vicino al tuo computer di casa.

Conservare le copie

Per i tuoi documenti più importanti, gli esperti consigliano di conservare più copie. Ciò potrebbe significare conservare una copia nel tuo archivio cloud e un'altra su un disco rigido. Potrebbe anche significare conservare una copia nel tuo archivio elettronico e una copia cartacea in una cassaforte ignifuga.

Documenti da conservare per sempre

Un certo numero di documenti dovrebbe essere conservato per sempre. Questi sono i più importanti di cui potresti aver bisogno in qualsiasi momento in futuro per una serie di motivi. Garantire che siano conservati in un luogo sicuro e che una copia sia al sicuro ti farà risparmiare molto tempo quando sono necessari.

• Documenti accademici: diplomi, trascrizioni e qualsiasi lavoro di portfolio che potrebbe essere utilizzato in futuro quando si fa domanda per un lavoro.
• Documenti di adozione
• Certificati battesimali
• Certificato di nascita
• Certificati di morte: possono essere necessari a fini fiscali.
• Patenti di guida
• Documenti di impiego: eventuali clausole, accordi, fascicoli disciplinari e revisioni delle prestazioni.
• Certificati di matrimonio
• Cartelle cliniche
• Documenti militari
• Passaporti
• Registri pensionistici e pensionistici
• Carte di previdenza sociale
• Testamenti

Documenti da archiviare per un certo periodo di tempo

Immagina di avere una vita intera di estratti conto e bollette ammucchiati sulla tua scrivania. Dopo anche solo un decennio, quella pila sarebbe probabilmente enormemente grande. Esistono molti tipi di documenti, principalmente finanziari, che dovresti conservare per un certo periodo di tempo, ma non è necessario archiviarli per sempre. Potrebbe essere necessario consultarli mensilmente o settimanalmente per un po ', quindi diventano solo un altro pezzo di carta in giro creando disordine.

La parte difficile è sapere quando puoi sbarazzarti di questi tipi di record. Non c'è una buona risposta per tutto, ma linee guida consigliate in base a ciò che è:

• Estratti conto bancari: un mese
• Fatture: un anno per tutto ciò che riguarda tasse o garanzie; tutte le altre fatture dovrebbero essere distrutte non appena sono state pagate.
• Fatture della carta di credito: tagliuzzate immediatamente quando pagate.
• Scontrini per il miglioramento della casa: conservali fino alla vendita della casa.
• Registri degli investimenti: sette anni dopo la chiusura del conto o la vendita del titolo.
• Contratti di locazione: conserva fino a quando non ti sei trasferito e hai ricevuto il tuo deposito dal proprietario.
• Stipendi e buste paga: un anno o fino a quando non avrai ricevuto l'estratto conto W-2 per quell'anno fiscale.
• Scontrini di vendita: conservare per tutta la durata della garanzia per acquisti importanti come elettrodomestici ed elettronica. Per cose come generi alimentari e vestiti, conserva la ricevuta solo fino a quando non sai che non sarà necessaria per restituire la merce.
• Documenti fiscali: sette anni, compresa la presentazione e tutti i documenti di accompagnamento come W-2 e ricevute.
• Registri del veicolo: conservarli fino alla vendita della barca, dell'auto o della motocicletta.

Come sbarazzarsi dei documenti

La distruzione dei documenti è il modo principale per proteggersi dal furto di identità. Come regola generale, ci sono alcuni documenti che dovrebbero assolutamente essere distrutti. Ciò include tutto ciò che ha numeri di conto, date di nascita, nomi da nubile, password e PIN, firme e numeri di previdenza sociale.

Se i documenti sono ancora "attivi", è necessario conservarli per riferimento, inserirli nel sistema di archiviazione di casa per argomento. Distruggeteli solo quando non sono più in uso.

Quali documenti distruggere

Quando hai finito con questi documenti e non ne hai più bisogno, sentiti libero di distruggerli:

• Ricevute bancomat
• estratti conto
• Copie del certificato di nascita
• Assegni annullati e annullati
• Fatture della carta di credito
• Rapporti di credito
• Patenti di guida (scadute)
• Documenti di lavoro che contengono informazioni identificative
• Passaporti e visti scaduti
• Numeri di conto investimenti
• Documenti legali
• Investimenti, azioni e transazioni immobiliari
• Articoli con firma (locazioni, contratti, lettere, ecc.)
• Etichette per bagagli
• Documenti medici e dentistici
• Documenti con un numero di previdenza sociale
• Password o numeri PIN
• Buste paga
• Richieste di carte di credito preapprovate
• Ricevute con numeri di conto corrente, numeri di carte di credito o qualsiasi altra informazione di identificazione
• Moduli fiscali
• Trascrizioni con informazioni di identificazione
• Itinerari di viaggio
• Biglietti aerei usati
• Bollette (telefono, gas, elettricità, acqua, TV via cavo, internet, ecc.)

Tutto il resto, come le scartoffie, puoi semplicemente riciclare. Assicurati di disporre di un sistema di archiviazione flessibile in modo da poter tenere sotto controllo questi documenti. È anche una buona idea prendere l'abitudine di esaminare regolarmente i documenti archiviati. Prova a farlo quando paghi le bollette, dichiari le tasse o ti occupi di un compito ricorrente simile in modo da non dimenticare e le tue scartoffie sfuggono di mano.