Come organizzare un sistema di archiviazione domestica in 7 passaggi?

La lotta è reale: la gestione di documenti importanti e ingombro di carta è un problema. Ecco perché è fondamentale creare un sistema di archiviazione domestica facile e fattibile che utilizzerai effettivamente: un sistema di archiviazione personale funziona solo se lo segui!

Questo è un progetto per il fine settimana. Non avviarlo durante la notte della settimana dopo una lunga giornata di lavoro o di scuola. Inizia questo sabato o domenica mattina armati di una tazza di caffè o di tè e con un atteggiamento di faccia finta.

Di cosa avrai bisogno

• Classificatore o classificatore
• Cartelle di file sospese
• Portadocumenti da tavolo
• Shredder
• Cestino per raccolta differenziata
• Cartelle di file
• Etichettatrice o penna

Raccogli tutti i tuoi documenti in un unico punto

Il primo passo nella creazione di un sistema di archiviazione domestico è racchiudere tutti i tuoi file e documenti nello stesso spazio in modo da poter ordinare, riciclare e distruggere. Avere tutto in un punto ha i seguenti vantaggi:

• Ti manterrà concentrato sul compito da svolgere. Se hai tutte le tue scorte e tutti i tuoi documenti in un unico posto, non hai davvero scuse se non quella di scavare.
• Sarai più accurato. Fare una pulizia anticipata della tua casa significa che non dovrai ripetere l'attività tra poche settimane quando troverai una pila di carte dimenticata nella lavanderia.

Ci sono alcuni posti in cui cercare i documenti, oltre agli ovvi cassetti della scrivania, schedari e pile di posta:

• Il soggiorno: le carte tendono ad accumularsi in soggiorno quando non sappiamo cosa farne.
• Borse: zaini, borse da lavoro, borsette, borse da palestra e valigie hanno tutti la tendenza ad accumulare documenti.
• La cucina: le pile di carta hanno un modo di finire in cucina. Questo perché la cucina è spesso il primo posto in cui ci dirigiamo quando torniamo a casa.

Scegli un buon punto in cui puoi creare cinque pile. Potrebbe essere il tavolo della cucina, il letto della camera degli ospiti o la scrivania, se è abbastanza grande. Anche il pavimento funziona.

Se hai così tante carte che le tue pile potrebbero ribaltarsi, usa bidoni o scatole di cartone. Etichettali per tenerli separati ed evitare errori come il gettare accidentalmente le dichiarazioni dei redditi dell'anno scorso nella scatola del riciclaggio.

Separa i tuoi documenti in cinque categorie

Prendi una decisione su ogni pezzo di carta, non rimandarlo e conservarlo per dopo. Ogni documento andrà in una di queste cinque categorie:

Azione

Questi sono i documenti che è necessario intervenire su e poi scarta. Non confonderli con i documenti che rientrano nella categoria delle famiglie. I documenti di famiglia vengono archiviati in modo permanente; i file di azione vengono utilizzati una volta e quindi eliminati.

Esempi: inviti, biglietti di parcheggio, promemoria di appuntamenti, compiti a casa e bollette

Archivio

Documenti o documenti a cui devi aggrapparti, ma non è necessario fare riferimento più di una o due volte all'anno.

Esempi: dichiarazioni dei redditi, cartelle cliniche, cartelle cliniche, prove di partecipazione a compiti di giuria, atti, locazioni, garanzie e contratti

Domestico

Queste sono carte che usi per mantenere la tua casa (e la tua vita) in funzione.

Esempi: coupon, ricette, manuali utente, ricevute per le tasse di quest'anno e documenti per i prossimi viaggi

Riciclare

Carte e documenti che non rientrano in una delle categorie di cui sopra e non contengono informazioni personali.

Esempi: posta indesiderata, fogli di lavoro di un seminario a cui non sei più interessato, giornali, riviste, vecchi compiti che non ti servono e buste usate

Brandello

Carte e documenti che non rientrano nelle prime tre categorie, ma contengono informazioni di identificazione personale.

Esempio: offerte di carte di credito, vecchi estratti conto bancari e fatture

Riordina e scarta documenti e file che non ti servono più

Il tuo mucchio più grande verrà riciclato. Ricicla prima questi fogli: l'obiettivo qui è ridurre la quantità di carta con cui hai a che fare il più rapidamente possibile.

Successivamente, distruggi i documenti che devono essere distrutti, questo include tutto ciò che ti identifica al di là del tuo nome e indirizzo.

Ora che hai gettato la spazzatura, è tempo di iniziare a configurare un sistema che sia:

• Facile da usare, quindi lo utilizzerai effettivamente
• Abbastanza flessibile da accogliere cambiamenti di vita e nuovi progetti
• Organizzato in modo ragionevole, quindi quando hai bisogno di trovare qualcosa velocemente, puoi individuarlo

Il bello qui è che puoi suddividere ulteriormente queste categorie a seconda della quantità di carta che entra e esce da casa o dall'ufficio.

Imposta un file di archivio per il tuo sistema di archiviazione domestico

È abbastanza facile decidere quali documenti inserire nel file di archivio. Questi sono i documenti più importanti che possiedi. Sono la prova che tu e la tua famiglia esistete, pagate le tasse, possedete la casa e la macchina, siete laureati, potete viaggiare fuori dal vostro paese con un passaporto o un visto. Se sei un imprenditore o possiedi più di una proprietà, questo file sarà ancora più grande.

Le basi da conservare in questo file includono:

• Dichiarazioni fiscali
• Cartelle cliniche
• Documenti accademici
• Prova che hai svolto il servizio di giuria
• Atti
• Locazioni
• Contratti
• Passaporti
• Tessere di previdenza sociale
• Documenti di lavoro
• Certificati battesimali
• Assicurazione sulla vita e documenti di pensionamento

Conserva queste carte in una scatola ignifuga, in cartelle di file etichettate. Il tuo sistema di archiviazione personale dovrebbe includere le seguenti categorie:

• Accademico
• Macchina
• Occupazione
• Finanziario
• Salute
• ID
• Assicurazione
• Immobiliare

Organizzali in ordine alfabetico, ma tieni il documento di identità, con il tuo certificato di nascita, passaporto, tessere di previdenza sociale e qualsiasi altra cosa che usi spesso nella parte anteriore della casella.

Organizza una cartella familiare

Ecco una buona regola pratica per ciò che dovresti archiviare nel tuo file di famiglia: tutto ciò di cui potresti aver bisogno in futuro, ma non è necessario che tu effettui un'azione in questo momento e che non appartiene al tuo file di archivio.

Invece di una scatola o un cestino, crea un raccoglitore con sezioni e poi tasche per riporre cose come coupon e carte regalo. Crea sezioni per quanto segue:

• Buoni e buoni
• Carte regalo
• In attesa di sconti
• Ricevute per articoli di grandi dimensioni come elettrodomestici o mobili
• Premi e carte fedeltà
• Note e materiali di riferimento per i prossimi progetti su cui stai lavorando
• Ricette
• Ricevute per tasse
• Polizze assicurative auto / casa / affittuario

Imposta un file di azione

Il file di azione è costituito dalle carte su cui è necessario agire e quindi scartare. Qualsiasi documento importante che deve essere archiviato in modo permanente o per un lungo periodo di tempo appartiene alla tua cartella familiare. I file di azione sono promemoria fisici delle cose che devi fare.

Usa una casella di posta desktop per contenere questi documenti. Scegli qualcosa di divertente e colorato in modo da non dimenticare mai che la scatola è lì e che gli oggetti all'interno hanno bisogno di azione! Puoi anche utilizzare questa casella per gestire la posta.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di cosa tenere nel file di azione:

• Posta in arrivo
• Inviti per eventi imminenti e qualsiasi scheda di risposta fornita con essi
• Fatture da pagare e poi sminuzzare o riciclare
• Il permesso scivola da firmare
• Promemoria degli appuntamenti
• Ricevute per tutto ciò che hai acquistato di recente nel caso in cui decidi di tornare
• Ricevute per tutto ciò che stai aspettando di ricevere

Puoi suddividere questo file in più categorie, ma è più facile lanciare tutto in questa scatola e poi esaminarlo una, due o tre volte a settimana. A quel punto, puoi riciclare o distruggere tutto ciò che non ti serve più, archiviare tutto ciò che appartiene all'archivio o ai file domestici e agire su tutto ciò a cui è necessario rispondere. L'obiettivo è mantenere questo file il più piccolo possibile.

Il trucco è che devi esaminare questo file almeno una volta alla settimana, preferibilmente più spesso. Ti consigliamo di aggiungere questa attività alla tua routine organizzativa settimanale personale per aiutarti a rimanere aggiornato.