Come dare la priorità alle tue attività?

Quindi hai tutte queste cose da fare ogni giorno e la tua lista di cose da fare è piena - come fai a sapere cosa fare prima, seconda e terza?

Praticamente tutti si sentono come se avessero troppo da fare e troppo poco tempo per farlo. Spesso, quella sensazione di sopraffazione deriva dall'incapacità di dare la priorità a tutti quei compiti apparentemente urgenti. Se ritieni che la tua lista di cose da fare si allunghi di minuto in minuto e non sai nemmeno da dove iniziare, ecco come identificare, valutare e dare la priorità alle tue attività.

1.Fai una lista

Prima di provare a ordinare i tuoi obblighi in ordine di importanza, dedica del tempo a compilare un elenco completo di tutto ciò di cui hai bisogno o che desideri realizzare. Dividi l'elenco in sezioni per diversi tipi di attività. Queste categorie potrebbero includere:

Attività giornaliere o settimanali

Queste sono "cose da fare" banali che possono essere personali (pianificazione dei pasti e spesa) o legate al lavoro (riunione settimanale del team). Se segui già una routine quotidiana, avrai familiarità con queste attività; se non lo fai, questo è un buon momento per crearne uno. Ciò che includi può variare: alcune persone non vedranno la necessità di ricordarsi di controllare la posta elettronica o acquistare generi alimentari, ma altri apprezzeranno i promemoria strutturati per eseguire determinate azioni in determinati orari o in determinati giorni.

Compiti con scadenze

Questi, ovviamente, devono essere eseguiti entro una data specifica e richiedono una preparazione anticipata. Un esempio potrebbe essere un documento scolastico in scadenza tra tre settimane o una festa che stai pianificando per sei mesi da adesso. Questo tipo di attività, spesso chiamate progetti, possono essere successivamente suddivise in componenti più piccole, ad esempio la "scrittura di carta" potrebbe essere suddivisa in lettura dei libri pertinenti, organizzazione degli appunti, scrittura di una bozza, scrittura della prima bozza e così via sopra.

Attività ricorrenti

Questi non si verificano su una frequenza giornaliera o settimanale, ma non sono nemmeno progetti una tantum. Le attività ricorrenti potrebbero includere appuntamenti dal dentista o pagare le tasse trimestrali.

Compiti automotivati e necessari

Questi sono compiti o progetti che sai di dover fare, ma nessuno ti farà. Raramente, se non mai, hanno un limite di tempo incorporato. Pensa a migliorare il sito web della tua piccola impresa o a trovare un nuovo fornitore di cure primarie.

Compiti automotivati, non necessari

Queste sono le attività più piacevoli che tuttavia tendono a cadere nel dimenticatoio poiché altri compiti più ovviamente necessari le escludono. Pensa a leggere per piacere o per dedicarti agli hobby.

Un giorno i compiti

Queste attività sono in fondo alla tua lista di cose da fare o in fondo alla tua mente, ma di solito non devono essere svolte presto o mai. Esempio: dipingi i tuoi radiatori.

2. Organizza la tua lista

Dopo aver elencato tutto, puoi capire cosa fare prima e organizzare il tuo programma. (Il modo in cui lo fai fisicamente - su un foglio di carta, un'agenda, un'app, un calendario online o altro - è meno importante del fatto che tu scelga un metodo che funzioni per te e che utilizzerai.) Ecco alcuni criteri per Pensa a:

Urgente o importante

Tutte le attività possono essere ordinate in una delle quattro categorie. I compiti urgenti e importanti dovrebbero essere svolti per primi, il prima possibile; compiti urgenti ma non importanti possono essere delegati se possibile, ma in caso contrario, il tuo programma dovrebbe includere abbastanza flessibilità e tempo extra per soddisfarli quando si presentano; i compiti importanti ma non urgenti dovrebbero essere pianificati con largo anticipo in modo che non diventino urgenti; compiti che non sono né importanti né urgenti possono essere potenzialmente eliminati, anche se se ti piacciono, dovrebbero essere inseriti nel tuo programma in modo che non vengano soppressi da obblighi più impegnativi.

Valuta il valore

Puoi giudicare il valore di un'attività in diversi modi. Uno potrebbe essere se le altre persone sono influenzate e quanto sono importanti quelle persone per te (l'approvazione del tuo capo e il benessere dei bambini che dipendono da te sono più importanti, ad esempio, delle opinioni di un gruppo di estranei che hai concordato per partecipare a un meetup.) Potresti anche assegnare un valore elevato alle attività che vedi ripagare a lungo termine o che trovi semplicemente gratificanti.

Un riferimento che probabilmente incontrerai leggendo sull'assegnazione delle priorità alle attività è la regola 80-20 o il principio di Pareto, che afferma che l'80% degli effetti proviene dal 20% delle cause. Questo può o meno rivelarsi vero per te, ma è un buon promemoria per identificare su cosa stai effettivamente spendendo del tempo e quali dei tuoi sforzi stanno dando i suoi frutti.

Tempistica e flessibilità

Un programma funzionante consente modifiche e riconosce i vincoli di tempo. Sii realistico quando assegni le priorità e pianifichi le tue giornate. In caso di dubbio, sovrastima il tempo necessario per un determinato compito.

Se due attività sono dovute allo stesso tempo, la scelta con quale iniziare dipende da come si lavora meglio. Alcune persone preferiscono togliere di mezzo il compito più semplice per concentrarsi su quello più complesso; altri si sentiranno rassicurati se iniziano prima il compito più difficile e lo completano in parte o tutto prima di andare avanti. Ricorda che non devi affrontare un'attività o un progetto dall'inizio alla fine prima di passare a quello successivo, a meno che, ovviamente, non trovi che lavorare in questo modo aumenti la tua produttività.

Limita le tue attività quotidiane da fare a un massimo di tre. La giornata può anche includere compiti più piccoli che sono più di routine o di minore importanza o urgenza, ma il carico di compiti più importanti probabilmente porterà a stress e delusione.

Ricorda che le priorità possono cambiare: se il tuo capo ha bisogno che tu faccia qualcosa ora, la tua prima priorità precedente probabilmente verrà ridotta alla seconda. Questo è un motivo in più per dedicare più tempo alla pianificazione per consentire flessibilità.

3. Attività batch

Il raggruppamento delle attività è uno dei modi più efficaci ed efficienti per portare a termine quelle attività fastidiose e ripetitive. Batch significa semplicemente che lavori sullo stesso tipo di attività più e più volte prima di passare a qualcos'altro. Il primo passo è identificare le attività che svolgi più e più volte e quindi impostare un semplice flusso di lavoro da seguire. Quindi, affronti queste attività contemporaneamente utilizzando quel flusso di lavoro.

Il batch richiede il completamento di attività simili che richiedono risorse simili in "batch" per migliorare l'efficienza e la produttività. Ecco alcuni esempi:

• Paga tutte le tue bollette contemporaneamente
• Apri tutta la posta una volta alla settimana e agisci piuttosto che lasciarla accumulare ogni giorno e non arrivarci mai

Il raggruppamento ti consente di entrare in un solco facendo lo stesso compito più e più volte, così non devi perdere tempo a capire le istruzioni o cosa dovresti fare dopo.

4. Elimina i compiti

Una volta che hai elencato tutte le tue attività e le hai ordinate dalla più importante alla meno, diventerà chiaro quali sono le attività in fondo all'elenco. A volte possono essere delegati a qualcun altro, ma se non è possibile, devi decidere se programmare un orario per loro o eliminarli.

Potresti avere compiti nella tua lista che non devi fare o che non vuoi nemmeno fare, ma a un certo punto ti sei sentito sotto pressione per aggiungerli (andare in palestra, frequentare un club del libro). Questi possono essere eliminati completamente.

Infine, è possibile semplicemente avere troppo da fare: se non riesci a portare a termine tutto, valuta il tuo carico di lavoro per determinare se hai solo bisogno di un po 'più di pratica nell'assegnazione delle priorità o se devi dire a qualcuno che non puoi più continuare a fare un certo compito.